派遣秘書・セクレタリーは資格・未経験でも働ける?

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派遣会社コラム写真

秘書の仕事というと、社長や役員のスケジュール管理だけが仕事だと思っていませんか?


実は、秘書は担当する上司に関わるさまざまな仕事をこなすハードな仕事なんです。

これから秘書の仕事内容について解説していきます。 

目次

 

派遣で秘書の仕事内容はどんなもの?

秘書の仕事ってデキル女って感じでカッコいいイメージよね!

秘書の仕事って難しい?やっぱり派遣で秘書って無理?
お前はほんとにお気楽じゃの!

秘書の仕事はスケジュール管理だけじゃないぞ! それにビジネスマナーなどもしっかり習得しておかねばならん!
秘書の仕事は派遣でもハードですよ!

秘書の仕事内容は?

派遣秘書

秘書はセクレタリーという名称でも募集されています。社長や役員だけでなく医師や政治家、弁護士といった職業にも存在しており、上司の庶務や雑務を管理・処理する仕事です。

上司の仕事のアシスタントとしての業務のほか、来客応対や出張の同行・接待などと多忙な日々を過ごしつつ上司が仕事に集中できるようにサポートする役目を果たします。

仕事内容は多く、業界や担当する上司によっても多少変わりますが、基本的な仕事内容は下記のようなものがあります。 

秘書の仕事
・電話、メール、来客応対、郵便物の処理
・スケジュール管理や文書・書類の作成
・慶弔やお中元・お歳暮の手配や情報収集
・上司の部屋の掃除やデスクの整頓

このほかにも外資系の企業の場合だと、ブレーンとしての能力を求められることもあります。

また、医療系や法律系、政治家等の場合には専門知識が必要になるケースも多いです。

上司の仕事に合わせて仕事量も増減しますので、一般事務や営業事務と比較すると、
残業や休日出勤が多いです。

そのため体力のない人だと体調管理が難しいということもありますが、その分しっかりと残業代等は支払われるので稼ぐことができます。 

 

秘書の仕事は2種類ある!

一人でこんなに仕事をこなすなんて無理!
秘書の仕事は個人で仕事をする場合とグループで仕事をする2種類があります。

グループでの秘書業務はそれぞれ担当する仕事があるので、個人よりは仕事量が減ります。

ひと昔前は秘書といえば個人秘書でしたが、最近では個人でこなしていた仕事を複数人で分担して仕事を効率化した「グループ秘書」が多くなってきています。

個人秘書は上司一人に対し秘書が一人で全ての業務をこなします。大学教授や法律事務所、外資系企業の秘書などに多いパターンです。

グループ秘書の場合は専用の秘書室があり、管理者の元でチームという形をとって作業を分担することで効率化を図り上司を支えていきます。

  

秘書の時給は?必要なスキルはある?

業務内容の範囲が広い秘書ですが、時給や必要スキルはどうなのでしょうか?

これから詳しく解説していきます。

 

秘書は派遣の中でも時給はトップクラス!

秘書派遣
派遣でもやっぱり秘書の仕事って時給がよさそうよね!
そうじゃの!秘書は女性の派遣の仕事では時給はトップクラスじゃ!

もちろん個人の能力や派遣先によってはもっと高い時給が出る場合もあるんじゃぞ!

派遣の秘書の平均時給は1604円といわれており、未経験者でも1500円以上というところが多いです。経験者や能力の高い人なら時給3000円以上になる場合もあります。

女性の派遣の仕事で秘書以外で時給3000円の案件は他にはないと言ってよいでしょう。

派遣で月収30万円以上を目指すなら秘書の仕事がおすすめです。

 

秘書は事務仕事・ビジネスマナーができないと務まらない!

業務の範囲が広いけれど、必要なスキルや資格はある?
そうですね。最低でも一般事務や営業事務業務がこなせること、 ビジネスマナーをしっかり身につけている必要があります。

秘書の仕事はPCを使った文章作成やメール対応、電話や来客応対などがあるため、最低でもPCやワード・エクセルなどといった文章作成ソフトの使用ができること、また来客や電話応対などもあるため、ビジネスマナー・接遇能力といったものが最低限でも必要になります。

また、外資系の場合や海外の取引先が多い企業では外国語能力も求められます。

他の部署と関わることも多いので、企業の組織をきちんと把握しておくコミュニケーションスキルといったものも求められます。

 

秘書検定はあったほうがいい!

秘書検定を取得したからといって、必ずしも採用されるわけではありませんが、秘書の仕事に必要な知識の問われる秘書検定があったほうが、最終選考時に有利に働く場合が多いので取得しておくことをおすすめします。

実際に現場で秘書として働いている女性で時給が3000円以上の人は、秘書検定やCBS(国際秘書)検定のような秘書業務に関する資格をほぼ全員取得しています。

 

 

秘書に就くには?秘書の仕事で身につくスキルは?

派遣秘書

 事務職経験者でスキルアップで秘書を目指す人は多いです。また未経験者でも時給が高いことから秘書を目指す人もいます。

秘書の仕事に就くコツと、秘書の仕事で得ることのできるスキルについてこれから解説していきます。

 

秘書の仕事に採用されやすくなるには?

秘書の仕事は事務職経験があるほうが採用されやすいです。

まず、秘書に向いている人の特徴は下記のようなものがあります。 

秘書に向いている人の特徴
・気が利いて臨機応変な対応ができる
・どんな場合でも冷静な対処ができる
・自分から積極的に学ぶ
・慎重、几帳面、身だしなみやマナーがきちんとしている

秘書の仕事は多様性があり、事務経験なしで初めから秘書として採用されることは少ないです。

秘書の仕事に就きたいのなら、まずは一般事務・営業事務で事務職の経験やビジネスマナー、PCなどの必要スキルや秘書検定の資格を取得したうえで応募したほうが秘書の仕事に就きやすいです。

秘書未経験者の場合は、やはり秘書検定など秘書業務に関する資格の所有、未経験者OK、時給の低い秘書案件を狙ったほうが採用されやすくなります。

 

秘書の仕事で身につくスキルは?

秘書の仕事をこなすことで、事務処理能力やスケジュール管理能力、コミュニケーション能力などの向上が期待できます。

これらのスキルはどこでも使うことのできるスキルです。転職の際にも有利に働くことでしょう。

また、社長や重役の仕事について知ることができ、企業全体の仕組みなどについても学ぶことができます。

 

秘書の仕事は大変だけどやりがいがある!

経験を積むことが採用への近道じゃよ!

社長や重役のスケジュール管理や庶務・雑務をこなす秘書の仕事は多義に渡り、仕事の処理能力だけでなく体力やコミュニケーション能力・ビジネスマナーといったものも求められる仕事です。

その分、女性の派遣の仕事の中では時給はトップクラス。未経験者の採用は難しい場合が多いですが、事務職経験からのキャリアアップに就きたい仕事の一つです。

秘書の仕事を通して企業の仕組みや社長・重役の仕事内容などを知ることができ、事務処理能力やスケジュール管理能力、コミュニケーションスキルなどさまざまなスキルが身につきます。

業務自体は大変ですが、やりがいのある仕事です。一度不採用になったからとあきらめず、しっかりと事務経験などを積んで秘書の仕事を目指しましょう。

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